Klauzula informacyjna RODO

KLAUZULA INFORMACYJNA W ZAKRESIE OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH
dla Klientów i reprezentantów Klientów
KANCELARII RADCÓW PRAWNYCH PABIAN I PARTNERZY SP. P.

na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27
kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych
osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy
95/46/WE (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych), dalej RODO.

Niniejsza informacja dotyczy danych osobowych, które przetwarza Kancelaria Radców Prawnych Pabian i Partnerzy Sp. p., ul. Józefa Ducala 1/2, 38-200 Jasło, KRS 0000714066 (zwana w niniejszej informacji jako „KPP” lub „my”) jako administrator danych osobowych, sposobów i celów, w jakie są one przetwarzane, a także praw osób fizycznych związanych ze zbieraniem i wykorzystywaniem takich danych. Jeśli macie Państwo jakiekolwiek pytania lub uwagi, prosimy o kontakt z
biuro@kppkancelaria.pl.

KPP informuje niniejszym o wszelkich formach wykorzystywania informacji identyfikujących osoby fizyczne, zwanymi dalej „danymi osobowymi” („przetwarzanie”) w odniesieniu do osób fizycznych będących:

  • klientami, w tym potencjalnymi klientami KPP,
  • wspólnikami, współpracownikami, pracownikami, przedstawicielami ustawowymi, pełnomocnikami lub reprezentantami takich klientów oraz
  • innymi osobami, których dane przetwarzamy w celach wykonania umowy pomiędzy klientami a KPP, w tym w celu wystawienia lub realizacji faktur (łącznie zwani w niniejszej informacji jako „Państwo” lub „Klienci”).

(łącznie zwani w niniejszej informacji jako „Państwo” lub „Klienci”).

Chcemy Państwa poinformować:

  • o celu oraz sposobie w jaki KPP gromadzi, wykorzystuje oraz przechowuje Państwa dane osobowe;
  • na jakiej podstawie prawnej przetwarzane są te dane osobowe oraz
  • jakie są Państwa prawa i nasze obowiązki w związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych.

Rodzaje danych osobowych

Dane podawane przez Klientów

W związku ze współpracą pomiędzy Państwem a KPP, a także współpracą przez podmioty
pośredniczące, możemy przetwarzać podane przez Państwa dane osobowe, takie jak:

  • imię i nazwisko, firma, adres prowadzenia działalności gospodarczej oraz adresy korespondencyjne,
  • numery posiadane we właściwych rejestrach (np. numer NIP lub REGON),
  • numer PESEL,
  • dane kontaktowe, takie jak adres e-mail lub numer telefonu lub faxu,
  • stanowisko zajmowane przez Państwa w ramach Państwa organizacji,
  • numer rachunku bankowego.

W przypadku zawierania umowy bezpośrednio pomiędzy Państwem a KPP, podanie danych określonych powyżej jest dobrowolne, lecz niezbędne dla celów zawarcia umowy oraz współpracy pomiędzy Klientem oraz KPP. W przypadku, gdy nie zawierają Państwo umowy bezpośrednio z KPP, podanie danych osobowych może być Państwa obowiązkiem służbowym.

Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości realizacji współpracy pomiędzy KPP a Klientem.

Dane zbierane z innych źródeł

Możemy pozyskiwać Państwa dane osobowe z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestry przedsiębiorców CEIDG lub KRS, rejestr REGON w celu weryfikacji informacji podanych przez Klientów. Zakres przetwarzanych danych będzie w takim przypadku ograniczony do danych dostępnych publicznie w odpowiednich rejestrach.

Możemy również pozyskiwać Państwa dane osobowe od podmiotów, w których są Państwo zatrudnieni, lub którego są Państwo reprezentantami. Zakres przetwarzanych danych obejmie w takim przypadku informacje konieczne do realizacji umowy pomiędzy KPP a takim podmiotem, np. informacje o zmianie danych kontaktowych lub zmianie stanowiska służbowego.

Podstawy prawne przetwarzania danych

Możemy przetwarzać dane osobowe, jeśli mamy ku temu ważną podstawę prawną.
Dlatego przetwarzamy dane osobowe tylko wtedy, gdy:

  • przetwarzanie jest niezbędne do wypełniania zobowiązań umownych wobec Państwa, jeżeli są Państwo stroną umowy zawartej z KPP lub składają Państwo zamówienia na usługi KPP, bądź realizują Państwo zamówienia KPP na Państwa produkty lub usługi – podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do zawarcia i wykonywania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), którego są Państwo stroną;
  • przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy wiążącej nas z Klientem, którego Państwo reprezentują – podstawą prawną przetwarzania będzie prawnie uzasadniony interes administratora polegający na zapewnieniu wiarygodnej identyfikacji kontrahenta oraz reprezentującej go osoby, a także umożliwieniu sprawnego bieżącego wykonywania zawartej umowy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).;
  • przetwarzanie jest konieczne w celu wywiązania się z naszych obowiązków prawnych, np. obowiązku wystawienia faktury lub innego dokumentu wymaganego przepisami, lub wprost nakazuje nam to przepis prawa – podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny ciążący na KPP (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
  • przetwarzanie jest niezbędne dla realizacji uzasadnionych interesów KPP lub strony trzeciej i nie wpływa nadmiernie na Państwa interesy ani podstawowe prawa i wolności, np. polegających na:
    • ustalaniu lub dochodzeniu przez KPP roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrony przed takimi roszczeniami;
    • konieczności weryfikacji Klientów w publicznych rejestrach;
    • umożliwieniu kontaktu z Klientami, w tym prowadzenia wewnętrznych rejestrów Klientów służących umożliwieniu kontaktu z Klientami.

W takich przypadkach, podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Okresy przetwarzania danych

Dane osobowe są przetwarzane jedynie w określonym celu i w zakresie koniecznym dla jego osiągnięcia oraz tak długo, jak jest to niezbędne.

Państwa dane osobowe będą przechowywane przez okres realizacji umowy zawartej z KPP, a po rozwiązaniu umowy przez okres konieczny dla zabezpieczenia dochodzenia lub obrony przez ewentualnymi roszczeniami oraz spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, a w przypadku cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych lub złożenia sprzeciwu – do momentu odpowiednio wycofania zgody lub złożenia sprzeciwu. W sytuacji, w której przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie przepisów prawa, dane będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów szczególnych, np. przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Przekazywanie danych osobowych

Możemy przekazywać dane osobowe naszym współpracownikom i wspólnikom.

Ponadto, dane mogą być przekazywane odbiorcom oraz innym stronom trzecim w związku z realizacją celów wymienionych powyżej, w zakresie w jakim są one dla nich niezbędne do wykonania przez KPP jej zadań, jeżeli wymaga tego przepis prawa lub jeżeli KPP posiada inną podstawę prawną. Za odbiorców lub inne strony trzecie uznane mogą być np.:

  • podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie KPP, takie jak dostawcy systemów informatycznych lub podmioty świadczące usługi archiwizacji dokumentów;
  • dostawcy usług kurierskich lub pocztowych;
  • firmy windykacyjne;
  • firmy ubezpieczające należności.

Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Państwa dane osobowe mogą podlegać transgranicznemu przekazywaniu do państw nienależących do Europejskiego Obszaru Gospodarczego („EOG”) i państw, w których nie obowiązują przepisy określające szczególną ochronę danych osobowych. KPP podjęła działania, aby zapewnić odpowiednią ochronę wszystkich danych osobowych oraz zgodność z prawem przekazywania danych osobowych poza teren EOG.

KPP może przekazywać dane osobowe poza EOG tylko wtedy, gdy jest to konieczne, i z zapewnieniem odpowiedniego stopnia ochrony, przede wszystkim poprzez:

  • współpracę z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe w państwach, w odniesieniu do których została wydana stosowna decyzja Komisji Europejskiej;
  • stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską;
  • stosowanie wiążących reguł korporacyjnych, zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy.

Prawa przysługujące Klientom

Mają Państwo prawo do:

  • dostępu do swoich danych osobowych przetwarzanych przez KPP. Jeśli uważają Państwo, że jakiekolwiek informacje dotyczące Państwa osoby są nieprawidłowe lub niekompletne, możecie Państwo złożyć wniosek o ich sprostowanie.
  • wycofania Państwa zgody w przypadku, gdy KPP uzyskała taką zgodę na przetwarzanie danych osobowych; zasadniczo nie przetwarzamy danych osobowych na podstawie zgody (gdyż zwykle działamy w oparciu o inne podstawy prawne).
  • żądania usunięcia Państwa danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO;
  • żądania ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych w przypadkach określonych przepisami RODO;
  • wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania, Osoby fizyczne mają prawo ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych w dowolnej chwili, ze względu na ich szczególną sytuację, chyba że przetwarzanie jest wymagane prawem. W takim przypadku, nie będziemy dalej przetwarzać danych osobowych lub ograniczymy przetwarzanie, o ile jesteśmy w stanie wykazać prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania lub ustalenia, wykonywania lub obrony naszych praw.
  • przeniesienia danych, tj. otrzymania danych osobowych przekazanych KPP w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i możliwym do odczytu maszynowego formacie oraz do żądania przesłania takich danych osobowych do innego administratora danych osobowych, bez utrudnień ze strony KPP i z zastrzeżeniem własnych zobowiązań dotyczących poufności,
  • złożenia skargi do właściwego organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Prawa powyższe nie mają charakteru bezwzględnego; przepisy przewidują wyjątki od ich stosowania.

Aby skorzystać z powyższych uprawnień, prosimy wysłać wiadomość e-mail na biuro@kppkancelaria.pl, lub skontaktować się z nami korespondencyjnie pod adresem ul. Józefa Ducala 1/2, 38-200 Jasło.