Pracodawco uważaj!

Pracodawcy, chcąc zachęcić pracowników do podjęcia pracy w ich firmie bądź też docenić i nagrodzić ich zaangażowanie w pracę, coraz częściej proponują pracownikom tzw. benefity pozapłacowe, w ramach których mogą skorzystać z dodatkowego ubezpieczenia medycznego, kart sportowych, biletów do kina, teatru czy też z usług gastronomicznych.

Coraz częstszą praktyką jest oferowanie tego rodzaju korzyści w ramach tzw. systemu kafeteryjnego, w ramach którego przystępując do programu każdy pracownik otrzymuje indywidualne konto zasilane przez pracodawcę punktami o określonej wartości (np. 1 pkt = 1 zł). Pracownik może wykorzystać te punkty na dowolny cel, jaki oferowany jest w ramach systemu kafeteryjnego. Jeżeli ilość punktów pozwalająca nabyć dane świadczenie nie jest wystarczająca, Pracownik ma także możliwość w każdym momencie dopłacić brakującą kwotę z własnych środków.

Benefity pozapłacowe a podstawa wymiaru składek – co trzeba wiedzieć

Stanowisko Zakładu Ubezpieczeń Społecznych odnośnie zasad uwzględniania w podstawie wymiaru składek korzyści materialnych uzyskiwanych przez pracownika od pracodawcy, zawarte w licznych interpretacjach indywidualnych jest zróżnicowane w zależności od rodzaju świadczenia (benefitu), jakie pracodawca przyznaje pracownikowi.

Stosownie do postanowień § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe „podstawy wymiaru składek nie stanowią korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji”.

Z powyższego wynika, że skorzystanie ze zwolnienia ze składek ZUS przychodów z tytułu świadczeń pozapłacowych uzależnione jest od kumulatywnego spełnienia następujących przesłanek:

1. warunki przyznania oraz ponoszenia przez pracownika częściowej odpłatności zostały określone w układach zbiorowych pracy, regulaminach wynagradzania lub w przepisach o wynagradzaniu;
2. niepieniężny charakter świadczenia pracodawcy, co oznacza, że pracownik uzyskuje uprawnienie do zakupu artykułów, przedmiotów lub usług po cenie niższej niż detaliczna;
3. pracownik ponosi w części koszty zakupu usług lub rzeczy.

Karty sportowe

W przypadku kart sportowych (które pracownicy kupują od pracodawcy po cenach niższych niż detaliczne) Zakład Ubezpieczeń Społecznych stoi na stanowisku, zgodnie z którym „jeżeli świadczenie na rzecz pracownika będzie wynikało z regulaminu wynagradzania i przybierze postać zakupu po cenach niższych niż detaliczne usług (w postaci kart oraz nie będzie stanowić ekwiwalentu w formie pieniężnej i będzie stanowić przychód uzyskiwany przez pracownika w ramach stosunku pracy w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, to będzie podlegać ono wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na podstawie powołanego wyżej przepisu rozporządzenia” (tak ZUS w piśmie z dnia 6 lipca 2023 r., sygn. DI/100000/43/588/2023).

Stanowisko to ZUS wyraził również we wcześniejszych interpretacjach m.in. z 28 czerwca 2018 r., sygn. WPI/200000/43/687/2018 oraz z dnia 23 lutego 2018 r. sygn. WPI/200000/43/176/2018, wskazując, że „finansowana przez Wnioskodawcę część świadczenia w postaci karty (…) lub innej podobnej wybranej przez Wnioskodawcę umożliwiającej dostęp do usług rekreacyjno-sportowych nie będzie, na mocy wskazanego powyżej § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, rodzić obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu stosunku pracy”.

Pakiety medyczne

W przypadku pakietów medycznych ZUS zajmuje stanowisko analogiczne, zgodnie z którym „w przypadku, gdy wartość pakietu medycznego oraz pakietu sportowego w części współfinansowanych przez pracodawcę pracownikom, będzie stanowić przychód pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy zaś prawo do uzyskania tych korzyści będzie wynikało z regulaminu wynagradzania obowiązującego w spółce, przewidującego partycypację pracownika (choćby symboliczną) w poniesieniu kosztów nabycia tych świadczeń, to kwota ta nie będzie podlegać uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne” – pismo z dnia 27 czerwca 2023 r. sygn. DI/100000/43/421/2023.

System kafeteryjny – brak charakteru niepieniężnego

W kwestii benefitów przyznawanych w ramach tzw. systemów kafeteryjnych, ZUS stoi na stanowisku, zgodnie z którym świadczenie pracodawcy w ramach tzw. systemu kafeteryjnego ma charakter pieniężny, co dyskwalifikuje zastosowania zwolnienia składkowego wobec tego rodzaju przychodów. Przepis § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia wymaga bowiem kumulatywnego spełnienia wszystkich warunków w nim wymienionych.

Jak podkreślił ZUS w decyzji z dnia 5 października 2023 r. świadczenia oferowane w ramach programu kafeteryjnego „stanowią część systemu, który nie sprowadza się do prostego udostępniania po cenach niższych niż detaliczne artykułów, przedmiotów czy usług. W systemie kafeteryjnym pracownik otrzymuje do dyspozycji określoną kwotę pieniężną, którą może wydatkować w wybrany przez siebie sposób. Zatem, trudno uznać, że opisana w złożonym wniosku forma korzyści materialnej nie ma charakteru świadczenia pieniężnego. Oznacza to, że świadczenia udostępnione przez Przedsiębiorcę pracownikom w ramach systemu kafeteryjnego nie spełniają warunków do wyłączenia z postawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na podstawie § 2 ust. 1 pkt 26 powołanego rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe”.

Potwierdził to również Sąd Apelacyjny we Wrocławiu w wyroku z dnia 14 czerwca 2017 r., sygn. akt III AUa 139/17, który uznał, że „nabywanie świadczeń w ramach systemu kafeteryjnego połączone jest z uprzednim nabywaniem punktów, a to oznacza indywidualne ich gromadzenie w zależności od spełnienia przesłanek warunkujących ich nabycie. Taka praktyka świadczy wybitnie o motywacyjnym w tej części systemie wynagrodzeń, w ramach którego na końcu pracownik ma prawo wyboru świadczenia czy usługi, przy zakresie ich rodzaju określonym przez pracodawcę. System ten, zdaniem Sądu Apelacyjnego, odpowiada pojęciu pakietowego systemu wynagrodzeń, przedmiotem którego jest świadczenie określonych usług na rzecz pracowników, po uprzednim wyborze przez pracownika sposobu zagospodarowania zgromadzonych środków, w tym wypadku na wspomnianej platformie multimedialnej. W świetle powyższego tak funkcjonujący motywacyjny system wynagrodzeń, aczkolwiek poboczny funkcjonujący obok innego sytemu wynagradzania, nie mieści się, zdaniem Sądu Apelacyjnego w katalogu wyłączeń z oskładkowania w rozumieniu powołanego przepisu § 2 pkt 26 ww rozporządzenia”. Podobne stanowisko zajął ten sąd w wyroku z dnia 13 września 2016 r., sygn. akt III AUa 411/16.

Mając na uwadze powyższe, w przypadku benefitów oferowanych w ramach tzw. programów kafeteryjnych, w których pracodawca zasila konto pracownika w systemie określoną liczbą punktów celem realizacji udostępnionych w ramach takiego programu świadczeń stanowisko ZUS jest jednoznaczne – mają one charakter pieniężny i nie są związane z umożliwieniem nabycia określonego świadczenia po cenie niższej niż detaliczna. O ile z punktu widzenia sposobu korzystania z systemu, zakresu oferowanych usług, a także pewnej dowolności w wyborze preferowanych przez pracownika w danym momencie usług rozwiązanie to może być wygodne, to jednak nie będzie ono mogło być wyłączone z podstawy wymiaru składek przewidzianej w rozporządzeniu.

Po więcej informacji zapraszamy do kontaktu z naszą Kancelarią pod numerem telefonu: 694 842 499. Pytania można kierować również na e-mail: biuro@kppkancelaria.pl.